כלכלה

נכוות בעבר מניהול משרד כושל? ככה תסיר מעצמך עבודה שחורה ותהפוך לבעל עסק חופשי ומאושר

בעלי עסקים קטנים ובינוניים – דמיינו שהייתם קמים בבוקר ומישהו אחר היה עושה את כל מה שאתם לא אוהבים לעשות בעסק. כמה זמן היה מתפנה לכם? כמה עוד כסף הייתם מצליחים להרוויח בזמן שהתפנה? זה מה שמציעה ז'קלין עם שירותי "וי אופיס": מזכירה אישית בשלט רחוק בסגנון 'הכל כלול' – רק שהתשלום הוא לפי עבודה בלבד. יצאנו לשמוע עוד על השירות החדשני שבעלי עסקים לא מכירים

מור משרקי  27.9.21 // 10:30

 

"רק כשעצרתי רגע קלטתי כמה זמן ועצבים אני מבזבז על הדברים שאני לא אוהב לעשות בעסק!" מספר יהודה, בעל משרד אדריכלות, "במקום לשבת על שרטוטים ולבנות לאנשים חלומות – 50% מהיום שלי הלך על בירוקרטיות, טלפונים, סידורים, תיאום פגישות, גביה מלקוחות ועוד שטויות שהן חשובות, אני יודע, אבל הן גוזלות לי זמן יקר שבגללו אני מפספס עבודות ובסוף יוצא מופסד!"

מה שיהודה מספר רלוונטי לאלפי בעלי עסקים קטנים ובינוניים שעבודה אדמיניסטרטיבית הפכה למקצוע השני שלהם, או שמחזיקים עובדים ומשלמים הון תועפות מדי חודש כדי שהמשימות ה"קטנות", כמו הנהלת חשבונות, גביה, שירות לקוחות, מענה טלפוני, תאומי פגישות ועוד, יתבצעו באופן הולם כדי שהעסק יתפקד.

"מה שבעלי עסקים לא יודעים הוא שאפשר לתפוס שתי ציפורים במכה אחת," מגלה לנו ז'קלין, מייסדת השירות החדשני 'וי אופיס' למזכירות אישית במיקור חוץ, "אפשר לקיים את העסק והבירוקרטיות הקטנות שלו בצורה המקצועית, המסודרת והמקיפה ביותר – ובלי להתעסק בזה בכלל!"

 שירותי מזכירה במיקור חוץ יכול להוריד מבעל העסק את כל הבירוקרטיות שהוא לא אוהב לעשות.

אף אחד לא אוהב לעשות את הבירוקרטיות של העסק, אבל לא הכל מושלם בחיים, מה אפשר לעשות?

"לא הכל מושלם, נכון, אבל כאן כבר מדובר בבעיה רצינית. רוב בעלי העסקים לא יודעים לעשות בצורה מקצועית הרבה דברים שהעסק פשוט חייב, או שהם לא אוהבים לעשות מטלות מסוימות ונמנעים מהן באופן פעיל. מעבר לדברים שהחוק מחייב כמו חשבונות ומיסים, יש דברים אחרים שיכולים לעלות בהרבה כסף!

למשל לחזור לפניות כדי להביא לקוחות חדשים, לתת שירות הולם ללקוחות קיימים כדי לשמר אותם, לגבות מהם כספים ועוד… זה מזכיר לי שהייתה לנו לקוחה שלא אהבה גביה ותמיד נמנעה מזה. 

היא לקחה את השירותים שלנו בכלל מכיוון אחר, רצתה מזכירה אישית שתטפל לה בעניינים בירוקרטיים של הגשת מסמכים לרואה חשבון. 

כשגילינו על עניין הגביה, לא היינו מוכנים לוותר וטיפלנו לה גם בזה כחלק מהשירות. הפלא ופלא, תוך פחות מ-45 יום כבר השגנו לה את כל הכספים האבודים של לקוחות שלא שילמו! היא הייתה בעננים.

"דברים שבעל עסק מחויב לעשות"

זה לא רק עקשנות ומקצועיות. גם אם אתה אלוף הבירוקרטיה, למה שתבזבז עליה זמן כשיש לך עסק לנהל?!

תחשוב על הזמן שהיה מתפנה לך אם לא היית נאבק במסמכים כל חודש כדי להגיש אותם לרואה חשבון. אם לא היית יושב שעות בטלפון על רשימות של לקוחות מתעניינים וצריך לענות להם על אותן שאלות בסיסיות. אם לא היית מתקשר לקבוע פגישות או תורים לדואר ולבנק, להקליד הצעות מחיר, לדבר עם ספקים.

זמן שווה לך המון כסף בעסק – כי לא רק שהיית עושה משהו שאתה אוהב, נהנה הרבה יותר ומרגיש סיפוק אישי מהעבודה, גם היית מתמקד בדברים שאתה באמת טוב בהם, מתמקצע יותר, משקיע זמן בהכשרות והתמחויות, נותן דגש על שיווק ומכירה, משיג עוד לקוחות, שוקע בעבודה ומרוויח כפול!"

אוקיי, אז לעשות את זה לבד זה באמת לא יעיל והפסדי. אבל אני תמיד יכול לשכור איזו מזכירה, לא?

"בוודאי, אבל עם כמה שזה נוח לחשוב שהעסקת עובדת שתעשה במקומך את הכל יהיה קל ופשוט – האמת שזה ממש לא ככה.

נתחיל בזה שהתהליך הוא כאב ראש בפני עצמו: לפרסם משרה, לראיין מזכירות, לנסות להבין אם מי שלפניך סתם מחפשת עבודה קלה בין התורים ללק ג'ל וסטוריז באינסטגרם, או שמדובר בבחורה רצינית ואחראית שתוכל לסמוך עליה בעיניים עצומות ולדעת שהיא מתקתקת את הכל בעסק.

וזה רק שלב הגיוס. מה עם ההכשרה? החפיפה? זה דברים שלוקחים שבועות אם לא חודשים, וגם אחרי שיש לך ביד את העובדת המושלמת אתה צריך להעסיק אותה באופן מלא. טופס 106, זכויות סוציאליות, הפרשה לפנסיה, תלוש שכר חודשי. 

תחשוב על זה: מזכירה לא עובדת כל דקה ודקה, אם יש טלפון היא עונה, אם יש טופס שצריך למלא היא מטפלת בזה, אבל כל שאר הזמן היא פנויה. ולמרות זאת אתה משלם לה באופן רציף על כל דקה ודקה. כן, גם אם היא בטלפון כשאתה לא רואה, או בהפסקת סיגריה כל 20 דקות. זאת המשמעות של להיות מעסיק.

ומה קורה כשהיא לוקחת חופש? כשהיא חולה? אתה תקוע ולא מוצא את הידיים והרגליים עד שהיא חוזרת. זה להיות תלוי לחלוטין במישהי שבוא נודה באמת, כנראה עולה לך יותר ממה שהיא באמת עושה. שורה תחתונה: לא הכי משתלם להעסיק בימינו מזכירה, בטח לא לבעל עסק קטן או בינוני".

אם אני לא עושה את הדברים שאני לא אוהב בעסק וגם לא שוכר עובד שיעשה במקומי, אז מי כן?!

"כאן נכנס הקסם שנקרא מזכירות אישית במיקור חוץ. היתרונות כאן הם ברורים: מצד אחד מישהו מטפל לך בכל הבירוקרטיות והמשימות ההכרחיות של העסק שאתה שונא לעשות, ומצד שני הוא לא עובד שלך ואתה לא חייב לו כלום, לא ברמת יחסי עובד מעביד וגם לא ברמה הכלכלית.

'מיקור חוץ' כשמו כן הוא, שירות חיצוני. זה אומר שהמזכירה האישית שתקבל לא צריכה שתפקח עליה 24/7, לא שתשלם לה זכויות סוציאליות או שתסתכל בחרדה בשעון בכל פעם שהיא יוצאת להפסקת סיגריה… 

היא עושה את העבודה שלה ומקבלת תשלום רק על השעות שעבדה בפועל, ולא על השעות הריקות שהיא מעבירה עד שיש עבודה. החלק הכי טוב שהיא עדיין זמינה לך באופן מלא ותמידי לאורך שעות הפעילות שנקבעו מראש – בצורה הזאת אתה מקבל כל מה שצריך ממזכירה אישית, אבל בפועל בלי מחויבות כלפיה בתור מעסיק".

אז בעצם אני מקבל מזכירה אישית שזמינה לי תמיד אבל לא משלם לה שכר חודשי?!

"בדיוק. זה התפקיד שלנו ב'וי אופיס'. אנחנו לא רק מתווכים בינך לבין מזכירות מצוינות, אנחנו גם מכשירים אותן, מדריכים אותן, מפקחים עליהן ונותנים להן את כל תנאי העבודה כדי שאתה לא תצטרך להתעסק בזה. 

בסופו של יום אתה צריך מישהי שתטפל בכל המשימות ותוריד ממך את כאב הראש – להעסיק אותה רק מוסיף לך כאב ראש, לא להיפך.

אצלנו אתה תמיד מקבל את השירות גם אם המזכירה האישית שלך באותו יום חולה או בחופשה. איך? כי אנחנו דואגים תמיד לגיבוי. יש לנו מערך שלם של מזכירות אישיות שיוכלו באותו יום לתת מענה לטלפונים או לטפל בסידורים החשובים. 

בצורה הזאת אתה אף פעם לא תקוע או אבוד, תמיד יש מישהי שדואגת לעניינים ומתקתקת לך אותם מאחורי הקלעים – כדי שתתמקד בדברים החשובים באמת של העסק".

הכל טוב ויפה, אבל אם המזכירה לא עובדת אצלי בעסק - איך היא תדע איזה משימות צריך לעשות?

"בתהליך שלנו אנחנו עושים קודם שיחת אפיון אסטרטגי שבה אנחנו בודקים את כל צרכי העסק. אתה מוכר הליכונים? אנחנו נערוך הצעות מחיר, נדבר עם ספקים ונפיק קבלות. אתה נותן שירות פיננסי למשפחות? אנחנו נהיה בקשר עם הלקוחות ונדאג לבצע מעקבי פגישות או גביה תוך כדי תהליך הליווי. 

אנחנו מתאימים לך מזכירה אישית שתטפל במשימות הרלוונטיות לעסק שלך – כל דבר שגוזל לך זמן, לפעמים גם מטלות שבכלל לא חשבת שצריך לעשות – כך שההתנהלות היומיומית שלך תהיה קלה בהרבה. המזכירות שלנו מסודרות, אחראיות, תקתקניות, יש כאן מערך שעובד כמו מכונה משומנת רק בשבילך.

והחלק הכי טוב? שיש לנו 100% אחריות לשביעות רצון – אם אחרי 30 ימים לא היית שבע רצון מהשירות, אתה מקבל את כל הכסף בחזרה, בלי שאלות. זה עד כמה אנחנו בטוחים בשירות המזכירות שלנו".

בתמונה: צילום מסך מהתכתבות של מזכירה אישית עם לקוח, מתקתקת לו את הלו"ז ומעדכנת לגבי אירועים חשובים.

100% אחריות לשביעות רצון זה מדהים. אז מאיפה יש למזכירה מחויבות לתת שירות טוב כמו שכירה?

"קודם כל, צריך לזכור שמזכירה שכירה מקבלת ממך כסף לא לפי עבודה, אלא לפי זמן. בתיאוריה, יש לה אינטרס לצמצם לעצמה את העבודה, מה שנקרא 'להיות ראש קטן' – כדי לעבוד פחות ועדיין לקבל אותו כסף. 

עם מזכירה במיקור חוץ – זה לא קורה. דבר ראשון, אתה לא משלם לה על הזמן הפנוי. היא מקבלת כסף על העבודה שהיא עושה לך בפועל, וזה כשלעצמו מדרבן אותה להעניק את הטיפול המלא שהעסק צריך.

דבר שני, ב'וי אופיס' כל המזכירות האישיות נתונות לפיקוח מתמיד שלי. אני מכשירה אותן על בסיס ניסיון של 20 שנה בתחום האדמיניסטרציה. יש לי תעודת חשבת שכר ואני עסקתי בהנהלת חשבונות סוג 3 ובניהול תקציבים במשך שנים. אני מכירה את התחום ויודעת איך לייעל את העבודה בצורה הכי טובה.

כשאני מנהלת את המזכירות האישיות שאני לוקחת תחת חסותי – אני דואגת שכל אחת מהן תעבור את ההדרכה המקצועית המתאימה, כדי לטפל בכל המשימות של העסק שלך ולהשאיר אותך עם ראש שקט. זה אומר לחזור ללקוחות, לבצע גביה, להקליד ולתמלל, לערוך הצעות מחיר, להגיש מסמכים לרואה חשבון ועוד.

בשורה התחתונה אתה מקבל עובדת מצטיינת בלי שאתה צריך בכלל להעסיק אותה, ונהנה מכל השירותים של מזכירה אישית אמינה ואחראית. כל זה בזמן שאתה משלם רק על הדקות שהיא עובדת, בלי תנאים סוציאליים ובלי לשלם על הפסקות, חופשות או מחלות. אתה מקבל שירות 'הכל כלול' ומשלם רק על תוצאות".

נשמע מצוין. אז מה אני צריך לעשות כדי להשיג מזכירה אישית במיקור חוץ לעסק שלי?

"ליצור קשר אתנו ב'וי אופיס' כדי שנחזור אליך ונבדוק מה סוג העסק שלך, מה הדגשים שהוא צריך ואיזה סוג מזכירה אישית תתאים לך ביותר. בהמשך נעשה שיחת אסטרטגיה מדויקת לאפיון הצרכים של העסק והגדרת המשימות השוטפות שיש לבצע.

לאחר מכן העבודה מתחילה. המזכירה האישית שלך תהיה זמינה בשעות הפעילות באופן תמידי – למרות שאתה תשלם רק על הדקות שהיא עשתה עבורך את העבודה, זאת אומרת שאתה משלם רק על מה שאתה מקבל ולא על זמן מת, נקודה. 

על הדרך כמובן אתה זוכה במזכירה אישית מקצועית, אחראית בפיקוח וניהול מלא שלי – זה לבדו עושה קסמים לתחושה האישית שלך וכמובן לרווחיות של העסק. תתכונן להתחיל לעשות את הדברים שאתה אוהב בעסק, כל הזמן!"

כתבות דומות

ויקי הלד

השיטה המדעית לפיצוח שוק הנדל"ן האמריקני

נדל"ן בארה"ב מתברר בתור הצעד הנכון לחופש כלכלי, מסיבות רבות (למשל: רווחים פי 2 מנדל"ן בישראל). יזמית נדל"ן שמסייעת למשקיעים ישראליים בתחום מסבירה איך עם השקעה של החל מ-50,000 דולר אפשר ברוגע ושלווה לדאוג לעצמך לפנסיה מרשימה, וגם לעזור לילדים

לכתבה »

"אוטוטו-אוטו": שאלון התאמה מיוחד, כוס קפה, עצות אישיות, ויוצאים עם רכב חדש היום ועד 72 שעות, כולל אחריות

הבטן מתכווצת בכל פעם כששואלים אותך "מה את עושה"? בזמן שכולם מתרוצצים והולכים להדפיס כרטיסי ביקור משעממים או לכתוב אין ספור פוסטים שלא מביאים לקוחות, לי רשף ("מלכת הבידול של ישראל") טוענת שכדי להפסיק להיות "שקופה" בעיני הקהל שלך שלא מבין את ההבדל בינך לבין שאר התחרות, הצעד הראשון מתחיל דווקא בלהבין לעומק מי את ובמה את שונה מכולם (בידול). הצלחת לפצח את זה?! מזל טוב, תתחילי להתכונן למבול היסטרי של עבודה.   

לכתבה »

לי רשף: "ביום שסוף סוף הלקוחות שלך יצליחו לראות אותך, לא תצטרכי יותר לרדוף אחרי עבודה"

הבטן מתכווצת בכל פעם כששואלים אותך "מה את עושה"? בזמן שכולם מתרוצצים והולכים להדפיס כרטיסי ביקור משעממים או לכתוב אין ספור פוסטים שלא מביאים לקוחות, לי רשף ("מלכת הבידול של ישראל") טוענת שכדי להפסיק להיות "שקופה" בעיני הקהל שלך שלא מבין את ההבדל בינך לבין שאר התחרות, הצעד הראשון מתחיל דווקא בלהבין לעומק מי את ובמה את שונה מכולם (בידול). הצלחת לפצח את זה?! מזל טוב, תתחילי להתכונן למבול היסטרי של עבודה.   

לכתבה »

החלום של העצמאיות: מעבר מחיי הישרדות ודאגה, לשינה טובה בלילה וחיי שפע מלאי סיפוק ושמחה

אחרי שנים בהם ניהלה תקציבי ענק בחברות מובילות בהייטק, רומי זונדר כסלו הרגישה שהיא עובדת יותר מידי עם הראש וחיפשה דרך להחיות את הלב והנשמה. כך הגיעה לייעוד שלה, וכיום היא מלווה נשים בעלות עסק עצמאי ומסייעת להן לעשות סדר ולקבל בהירות בניהול הכלכלי של העסק והבית כדי לנהל את שניהם בנינוחות ובשמחה עם תודעת שפע שמאפשרת להן לתכנן ולהגשים את כל המטרות והחלומות שלהן.
היא מעידה: "בסוף התהליך, עסק שמחזור ההכנסות שלו הוא 5,000 ש"ח בחודש יכול לעיתים לגדול גם ל- 50,000 ש"ח".

לכתבה »

כתבות דומות

ויקי הלד

השיטה המדעית לפיצוח שוק הנדל"ן האמריקני

נדל"ן בארה"ב מתברר בתור הצעד הנכון לחופש כלכלי, מסיבות רבות (למשל: רווחים פי 2 מנדל"ן בישראל). יזמית נדל"ן שמסייעת למשקיעים ישראליים בתחום מסבירה איך עם השקעה של החל מ-50,000 דולר אפשר ברוגע ושלווה לדאוג לעצמך לפנסיה מרשימה, וגם לעזור לילדים

לכתבה »

"אוטוטו-אוטו": שאלון התאמה מיוחד, כוס קפה, עצות אישיות, ויוצאים עם רכב חדש היום ועד 72 שעות, כולל אחריות

הבטן מתכווצת בכל פעם כששואלים אותך "מה את עושה"? בזמן שכולם מתרוצצים והולכים להדפיס כרטיסי ביקור משעממים או לכתוב אין ספור פוסטים שלא מביאים לקוחות, לי רשף ("מלכת הבידול של ישראל") טוענת שכדי להפסיק להיות "שקופה" בעיני הקהל שלך שלא מבין את ההבדל בינך לבין שאר התחרות, הצעד הראשון מתחיל דווקא בלהבין לעומק מי את ובמה את שונה מכולם (בידול). הצלחת לפצח את זה?! מזל טוב, תתחילי להתכונן למבול היסטרי של עבודה.   

לכתבה »

לי רשף: "ביום שסוף סוף הלקוחות שלך יצליחו לראות אותך, לא תצטרכי יותר לרדוף אחרי עבודה"

הבטן מתכווצת בכל פעם כששואלים אותך "מה את עושה"? בזמן שכולם מתרוצצים והולכים להדפיס כרטיסי ביקור משעממים או לכתוב אין ספור פוסטים שלא מביאים לקוחות, לי רשף ("מלכת הבידול של ישראל") טוענת שכדי להפסיק להיות "שקופה" בעיני הקהל שלך שלא מבין את ההבדל בינך לבין שאר התחרות, הצעד הראשון מתחיל דווקא בלהבין לעומק מי את ובמה את שונה מכולם (בידול). הצלחת לפצח את זה?! מזל טוב, תתחילי להתכונן למבול היסטרי של עבודה.   

לכתבה »

החלום של העצמאיות: מעבר מחיי הישרדות ודאגה, לשינה טובה בלילה וחיי שפע מלאי סיפוק ושמחה

אחרי שנים בהם ניהלה תקציבי ענק בחברות מובילות בהייטק, רומי זונדר כסלו הרגישה שהיא עובדת יותר מידי עם הראש וחיפשה דרך להחיות את הלב והנשמה. כך הגיעה לייעוד שלה, וכיום היא מלווה נשים בעלות עסק עצמאי ומסייעת להן לעשות סדר ולקבל בהירות בניהול הכלכלי של העסק והבית כדי לנהל את שניהם בנינוחות ובשמחה עם תודעת שפע שמאפשרת להן לתכנן ולהגשים את כל המטרות והחלומות שלהן.
היא מעידה: "בסוף התהליך, עסק שמחזור ההכנסות שלו הוא 5,000 ש"ח בחודש יכול לעיתים לגדול גם ל- 50,000 ש"ח".

לכתבה »